二次会幹事が初めての方でも安心
大まかな当日までの段取りのスケジュールを紹介

結婚式の二次会は挙式や披露宴とはまた違った雰囲気で、新郎新婦を祝福できる場でもあります。
そんな二次会の幹事を任されるということは、それだけ新郎新婦からも頼りにされているということの裏返しでもあります。

だからこそ、選ばれたからには2人のためにも思い出深い、素敵な二次会を演出してあげたいものです。

しかしながら、慣れない幹事だと、何をやればいいのか戸惑う人も多いはずです。
ここでは、そんな結婚式の二次会の幹事を初めて任された方向けの、やるべき段取りのスケジュールをわかりやすくまとめてみました。

3ヶ月前にやるべきこと

まずは当日から遡って、3ヶ月前を目処ににやるべき事をまとめています。

二次会の予算を決める

新郎新婦に幹事を頼まれたら、まずは二人と打ち合わせをする事が必要になります。
そして、ここで決めなければいけないのが、二次会の予算をいくらに設定するかです。

今の一般的な二次会では会費制にすることが多いです。
その会費をいくらぐらいにするのか決めましょう。

会費制にしないのであれば、自己負担可能な金額をあらかじめ見積もっておきます。
予算は会場を選ぶときにも非常に大切になりますので、しっかり決めてくとあとあと便利ですし楽になります。

日時を決める

今では二次会は披露宴の当日に行うのが一般的です。
多くは、披露宴が終わってから2～3時間後に設定される事が多く移動やリフレッシュなども含め、それくらいの時間を空けるが理想と言えます。

結婚式とは別の日に行う場合は、日程の候補をいくつか挙げておき、招待したいゲストにあまり無理にならない日にちをしぼっていきます。

2ヶ月前にやるべきこと

次に2ヶ月前になったら行う事を下記にまとめています。

会場を探す

人数、予算などから会場の候補を挙げ、新郎新婦と一緒に検討します。
披露宴と同じ日に行うのであれば、披露宴会場からの移動時間も考慮した会場選びを行います。

また、ピアノ演奏など、特別な演出をしたいときには、その条件にあった会場探しを行いましょう。
新郎新婦の二人にとっては大切な思い出の日となるわけですから、なるべく妥協しないで、二人の希望に近い場所を選びたいですね。

場合によっては、新郎新婦がここでやって欲しいと既に式場や会場などに打診をして決めている場合もありますので、その場合はそれに従いましょう。

混雑するシーズンになってくると、予約を取るのが早い者勝ちで非常に難しくなります。
できれば新郎新婦と一緒に会場の下見などを行って、なるべく早めに場所を決めるようにします。

会計係を決める

当日に、参加ゲストから会費を集めて管理してくれる信頼できる人を決めておきます。
会場を決めたら、費用の支払い方法についても確認しておきましょう。

事前にいくらか収めるのか、会費を回収したあとで清算するのかなど、帰り際に全て支払うのかなどなど、金銭にかかわることは、最初にしっかりと細かく決めておくとトラブルにもなりにくく、結果的にやりやすくなります。

1ヶ月前にやるべきこと

最後に1ヶ月前にやるべきことです。

ゲストに招待状を送る

ゲストに招待状を送ると書きましたが、実際には今では多くが結婚式に招待するゲストには、招待状と一緒に二次会の案内を送ってしまうことが多くなっています。

二次会のみに招待するゲストにはしっかり個別に招待状をお送りします。
最近は携帯メールなどで案内を送るケースが増えています。

ゲストの中でも、リーダー的な人から、他の人へメールをまわしてもらって出欠を取る方法も効率的です。

出欠の確認

二次会で使える予算を確定するためにも、出欠の確認はきちんと行います。
どんなゲストが出席してくれるかによって、座席配置や演出も変わってきますので、出欠の確認は必ずしっかりと行う必要性があります。

担当を決める

二次会の当日は、幹事だけで全てをまわすのは限りなく不可能です。
そのため、一緒になって進行や演出を手伝ってくれる人が必要になります。

当日の受付や司会など、誰に何を頼むのかを決めてお願いをしましょう。

演出や企画を考える

余興やスピーチ、各種ゲームなどの演出と進行をどうしていくかなどを具体的に決めていきます。
何かをする際には、誰に何を依頼するのか、相手あっての事ですから、早めに決めて相談するようにしましょう。

また、必要なものが出てくる際には、会場に持込が可能なのか、貸し出しを行っているかなども確認します。

前日までにやるべきこと

前日までにしっかりと忘れずにおさえておきましょう。

備品や景品の購入

今では2次会のゲームは定番中の定番です。
ゲームを行うときには、優勝者や上位入賞者に渡す景品が必要なケースが出てきます。

その他、演出に使う備品も前日までに買い揃えます。
必要な備品の購入リストを作成しておくと、便利です。

景品などで、期限が区切られてしまうものなどは、早く買いすぎてしまうと有効期限が短くなるのでなるべくギリギリ近くで購入するようにしましょう。

最終的な人数の確認

本場の3日前くらいには最終的な人数を確認し、会場に人数を確認のためにも連絡します。
当日になって、体調不良ややむを得ない事情によって欠席になる人もいるので、予算には余裕をもたせておくようにしましょう。

また、会場の音響など、設備に問題がないかなども再度確認していくと安心です。

新郎新婦、会場担当者との打ち合わせをしっかり

新郎新婦は結婚式が近くなると、挙式や披露宴の準備と打ち合わせなどで多忙になるため、どうしても二次会のことにはあまり時間を割けなくなります。

そのための幹事でしきり役として任命されているわけですから、しっかりと責任を持って行わなければなりません。

とはいえ、新郎新婦が主役です。
2人を無視して自分達のやりたいようにというのはあり得ませんし、2人とゲストにとって、素敵な二次会になるように進めていかなければなりません。

2人がどんな二次会を行いたいのか、また会場の人にもそれをしっかりサポートして支えてもらえるように、忙しい中でもしっかりとなるべくこまめに打ち合わせを行うことは非常に大切です。

メールや電話で話して打ち合わせし、時には実際に会って、しっかりと良かったと言える二次会になるように組み立てていきましょう。