せっかくの招待を欠席で返す時の
返信ハガキの書き方や注意しておきたいポイント

結婚式というのは言ってみれば、新しい人生の門出です。
その大切な節目である結婚式に招待されたのに、出席できないというのはお互いにとっても、とても残念な事でもあります。

だからこそ、できる限り出席したいとは思いますが、どうしても外せない予定などがあり、欠席をしてしまう事もあり得ます。
当然、結婚式の欠席通知というのは相手をがっかりさせてしまうものですし、悲しませてしまうものです。

できるだけ、相手に不快感や残念な気持ちにさせない事が大事になるのですが、そのコツもまとめてみました。

出席するときよりも慎重に対応する

人生の中で大きなイベントである結婚式に招待されたのに出席できないというのはとても残念です。
欠席の連絡をしなくてはならないと思うと、それ自体がストレスに感じる人もいるかもしれません。

あなたも、返信ハガキを目の前にして、なんて書こうかな…とため息をついているかもしれません。

相手にできるだけ不快感を与えないように、結婚式の欠席を伝えるときには、出席の連絡をするときよりも慎重に行うように心がけてください。

出席してくれる人の多少の粗は許してくれるかもしれませんが、欠席の連絡をし、さらに粗があった時にはより一層ガッカリ感や落胆も倍増してしまいます。

慎重に慎重を重ねて返信するように心がけましょう。

欠席の返信ハガキはすぐには出さない

本来のマナーで言えば、返信ハガキを返すのは早ければ早いほうが好まれます。
二人の結婚を祝福しているという気持ちがそれだけ強く伝わるからです。

しかしながら、その一方で欠席する場合には、すぐには返信せず、招待状を受け取ってから1週間くらいしてから返信ハガキを出すようにします。

というのも欠席をすぐ即座に返してしまうと、出席したくなかったのかな？悩む必要すらない程なのかと相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

不快感を与えてしまう“可能性”がある場合はそれをできるだけ避ける事もまた必要なのです。

返信ハガキを出す前に電話などで事前に連絡を

返信ハガキで欠席を知らせる前に、電話などで欠席することを伝えておくとスマートです。
欠席の理由を伝えられる範囲で伝え、「なるべく都合がつくようにつとめてみる」と言っておくのも良いでしょう。

その1週間後くらいに、欠席のハガキを返信すれば、「ああ、都合がつかなかったんだな」と多少は納得してもらえますし、納得しやすくなります。

いきなり欠席だけの返信が届くよりも新郎新婦も心の準備もしやすく残念だけれど仕方ないねという気持ちに向かいやすくなります。

返信ハガキには欠席理由を書く

返信ハガキで欠席の通知をするときには、ハガキの余白に欠席の理由を書くようにします。
欠席することはそれ自体、失礼になることもあるので、なるべく不快感をやわらげるためにも一言添えるようにしましょう。

ただし、欠席の理由によっては、はっきりと理由を書かないほうがいい場合もありますので、そこは下記を参考にしながら注意して進めましょう。

はっきり書いたほうがいい欠席理由

欠席理由のうち、はっきりと理由を書いたほうがいいものは、「出産にまつわること」「海外出張や留学」「身内の結婚式の先約がある」などがあります。

他にも、年に一度の準備してきた国家試験の日や、就職先の入社式など、相手に失礼とならない理由であり、かつ、その予定を変更するのが難しいなどの理由であれば、具体的に記入するほうが望ましいです。

はっきり書かないほうがいい欠席理由

一方、具体的な理由をはっきり書かないほうがいいのは、「忌中や法事などの弔事」「身内の看病」「病気やけが」などです。

この場合は、おめでたい日に相応しくな理由になるため、少し濁して察してもらうように書くのが通例となっています。

他にも、「他の友人の結婚式の先約がある」「金銭的に行く余裕がない」「仕事が忙しい」なども、自分より優先する人や物事があると新郎新婦に感じさせてしまうような理由の場合もはっきり書かないほうが良いです。

理由をぼかして書くメッセージ例

欠席理由をはっきり書かずに、メッセージを書く場合の例文を挙げておきます。

相手の不快感をすこしでも軽減する事を意識する

せっかく招待されたのに出席できないのは、相手をとてもがっかりさせてしまうものです。
自分の立場で考えてみたらわかりますが、自分たちが思っている以上に、その立場で欠席連絡がくるとやはり落胆します。

そもそも結婚式の招待リストは来てくれるであろう友人や知人、そして来て欲しい友人や知人の中から選りすぐっている人たちがほとんどなのです。

そのため、そこで欠席の連絡がきてしまうとやはり残念ですし非常にがっかりしてしまうものです。

特に、欠席の返信ハガキに失礼があると、欠席の残念感から、印象がとても悪くなってしまう恐れもあります。
出席するときよりも細心の注意を払って、相手に不快感を与えないようにしましょう。